Wat is Lean?

Gepubliceerd op
September 8, 2022
Auteur
René Aernoudts
René Aernoudts
René Aernoudts is directeur/eigenaar van het LMI
Deel dit artikel:

Lean is een manier om processen te verbeteren. Het doel is om klanten zo goed mogelijk te helpen tegen zo laag mogelijke inspanning en kosten. Je bent natuurlijk zelf óók klant en dan wil je graag zo goed mogelijk geholpen worden, of dat nu in het ziekenhuis is, in de supermarkt of als je iets online bestelt. Met Lean kijk je hoe je zo slim mogelijk, in zo kort mogelijke tijd, je dienst of product aan je klant kunt leveren. Als we het over Lean hebben, dan hebben we het vaak over de verschillende Lean principes, Lean methoden en Lean technieken waarmee je processen en dus ook jouw werk kunt verbeteren. We leggen je er in dit artikel meer over uit.

Lean is afkomstig uit de Japanse automobielindustrie (Toyota), maar wordt ook al tientallenjaren in allerlei organisaties in Nederland met succes toegepast.

Lean helpt ziekenhuizen, verpleeghuizen, gemeenten en dat soort organisaties om zo goed mogelijk hun werk te doen, binnen het beschikbare budget dat ze hebben. En het helpt commerciële bedrijven om slimme producten en diensten te ontwikkelen, zodat ze winstgevend zijn en mensen aan het werk kunnen helpen.

Het mooie van Lean is dat je zelf kunt leren hoe je je procesverbeteringen kunt doen en hoe je je eigen baan zo leuk mogelijk kunt maken, zonder allerlei onnodige werkzaamheden uit te moeten voeren. Wil je weten of Lean werken ook toepasbaar is in jouw type werk? Aan het eind van dit artikel geven we je wat handvaten om deze vraag te kunnen beantwoorden. Wil je weten welke vraagstukken in welke branches wij met Lean verbeteren? Kijk dan eens rond op onze branchepagina's, waarin wij diverse voorbeeld cases in diverse branches schetsen.

Wat zijn de voordelen van Lean?

  • Iedereen kan mee doen aan verbeteren
  • Je leert steeds meer hoe je processen en je eigen werk slimmer kunt uitvoeren
  • Processen lopen makkelijker en sneller
  • Fouten zijn niet slecht, maar een kans om te leren
  • Je doet méér zinvol werk, en besteed je tijd niet aan onnodige zaken (verspillingen)
  • Voor je klanten stijgen de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid
  • Je klanten zijn daardoor blijer met jou en het werk dat je doet
  • Het werk wordt voor jou en je collega’s dus (nog) leuker!

Lean principes, ideeën, Lean methoden en Lean technieken

Kortom, Lean is een verzamelnaam voor een set van Lean principes, ideeën, Lean methoden en Lean technieken gericht op het realiseren van maximale waarde voor de klant met minimaal gebruik van middelen en mensen. De focus ligt op het verbeteren van de processen en zo doorlooptijd verkorten, de kwaliteit en leverbetrouwbaarheid te verhogen en de kosten te verlagen.

Wat is klantwaarde?

Klantwaarde betekent eigenlijk: wat vind je klant waardevol en is je klant bereid hiervoor een passende prijs te betalen. Het is verstandig om met klanten te praten over wat zij waardevol vinden aan jouw product en/of dienst. Als je door jouw product of dienst een klant helpt en zijn of haar probleem oplost, dan heeft je organisatie bestaansrecht. Je organisatie zou waarschijnlijk niet bestaan als niemand je producten of diensten waardevol vind en er geld aan wil besteden. Binnen Lean is klantwaarde een belangrijk begrip: het kijkt naar alle stappen die in een proces zitten en stelt de vraag: voegt deze stap waarde toe (is dit een waardetoevoegende of waarde creërende activiteit?) voor onze klanten of niet? Als het antwoord nee is, dan is de volgende vraag: kunnen we deze stap dan overslaan of elimineren? En wat moeten we daarvoor doen?

klantwaarde

Het is niet altijd zo makkelijk om klantwaarde te bepalen, omdat klanten vaak verschillende dingen belangrijk vinden, of dat het afhangt van de situatie. Maar door de vraag te stellen krijg je meer zicht op welke stappen in een proces waardevol zijn voor de klant en welke stappen niet. Klantwaarde drukken we ook wel uit in SQDC ofwel Veiligheid, Kwaliteit, Levering en Kosten. Klanten willen een veilig product, van een bepaalde kwaliteit, op een bepaald moment en tegen een passende prijs. Dit helpt om preciezer te kijken wat nu een waardevolle stap is of niet, of waar je aan moet werken om de meer of betere klantwaarde te creëren.  

Waarde is dan ook het eerste principe van de vijf Lean principes, die we later uitleggen.

Gaat Lean over kostenverlaging?

De bedoeling van Lean is niet primair kostenbesparingen doorvoeren. De uitdaging binnen Lean is juist hoe je zoveel mogelijk klantwaarde kunt leveren tegen zo min mogelijk gebruik van middelen, tijd, energie en inspanningen. Die middelen kunnen dan juist weer ingezet worden om op andere vlakken klantwaarde te creëren. Vaak levert Lean wel ook een besparing van kosten op, maar dat is dan een mooie bijvangst. Het gaat er dus om zo minmogelijk verspillingen in het proces te hebben. Dit begrip leggen we nu uit.

Wat zijn de Lean verspillingen?

Als je de Lean methode gaat toepassen op het verbeteren van processen of jouw werk, dan ga je op zoek naar zoveel mogelijk verspillingen in het proces of in je dagelijkse werk. En deze verspillingen ga je proberen te elimineren. Verspillingen voegen niets toe voor je klant: de klant is eigenlijk niet bereid te betalen voor deze activiteiten binnen het proces. Ze voegen niets toe voor de klant en daarmee vaak ook niet voor jouw organisatie. Verspillingen kosten namelijk altijd tijd (en geld). Verspillingen heten ook wel niet-waarde creërende activiteiten.

Als je een proces wilt gaan verbeteren, ga je dus altijd op zoek naar de waarde creërende activiteiten en de niet-waarde creërende activiteiten. En dan kijk je hoe je die niet waarde creërende activiteiten kunt elimineren, kunt combineren met andere activiteiten, op een ander moment kunt doen of simpeler kunt maken.

Toyota heeft oorspronkelijk zeven verspillingen benoemd die vaak voorkomen in hun processen. Deze kun je gebruiken om gericht te kijken naar verschillende niet waarde toevoegende activiteiten. Lees hier mee over de 7 verspillingen van Lean.

Wat zijn de vijf Lean principes?

Daniel (Dan) Jones en James P. (Jim) Womack zijn de grondleggers van Lean en ontwikkelden een Lean managementtheorie die draait om vijf Lean principes. Meer hierover in het boek Lean Thinking. De vijf Lean principes zijn richtinggevend voor organisaties in elke branche die Lean inzetten als methode om continu te verbeteren.

Wat zijn de vijf Lean principes?
De vijf Lean principes zijn:
  1. Definieer waarde vanuit klantperspectief. Dit begrip klantwaarde hebben we hierboven al toegelicht. Klantwaarde geeft dus richting in waar je naar kijkt in de processen: wat is waardetoevoegend en wat niet?
  2. Identificeer hoe de waardestromen (value streams) in je organisatie lopen. Dat wil zeggen: breng al je processtappen in kaart en elimineer de grootste verspillingen (oftewel de niet waarde toevoegende activiteiten) in je processen.
  3. Creëer Flow waar mogelijk, laat de dienst of het product stromen door je organisatie in een zo kort mogelijke doorlooptijd. Zorg ervoor dat producten of diensten soepel naar de klant toe stromen, zonder onderbrekingen, door de waarde creërende stappen vlot achter elkaar uit te voeren.
  4. Van push naar pull: ga pas iets leveren als er vraag is bij de klant en creëer geen overbodige voorraad. Dit kost immers geld en gaat vaak ten koste van je flexibiliteit en kwaliteit.
  5. Streef naar perfectie, oftewel blijf continue verbeteren. Vaak kun je al veel verbeteren door de drie grootste verspillingen uit je proces te halen. EN als dat gelukt is kun je de volgende verspillingen aanpakken. Je verbetert dus in meerdere stappen en probeert niet in één keer het perfecte proces te realiseren: dat voorkomt dat je mooie plannen te complex worden om snel door te voeren. Als ideaal probeer je een situatie te bereiken waarin waarde voor de klant wordt gecreëerd zonder verspilling.

Wat kan ik met Lean in mijn dagelijkse werk?

Heel veel! Het mooie aan Lean is dat je het zowel heel groot als heel klein kunt gaan toepassen. Uiteraard is de beantwoording van deze vraag afhankelijk van jouw persoonlijke situatie, maar we proberen je hier toch wat handvaten te geven.

Nog weinig ervaring met Lean?
  • Lees het boekje Mijn beste leerschool voor Lean was de basisschool. In dit dunne boekje leer je snel de basis en hoe dat er in een basisschool uit ziet. Leuk, leerzaam en snel gelezen. Of lees verder in onze Lean Lexicon of lees artikelen over hoe Lean in allerlei organisaties wordt toegepast. Daar kun je goede ideeën mee opdoen voor je eigen werk!
Mijn beste leerschool voor lean was de basisschool
  • Onderzoek hoe en waar jij of jouw team waarde toevoegen voor de klant.
  • Welke van jouw werkzaamheden of jullie afdelingsproces zijn waardetoevoegend en welke niet?
  • Probeer de niet waardetoevoegende activiteiten te elimineren!
  • Een leuke manier om concreet aan de slag te gaan is dat je het proces zoals dat door je organisatie loopt ook echt fysiek gaat aflopen, of dat je zelf als klant op bezoek gaat in je organisatie. Vaak zie je dan ineens hele andere dingen, en stel je andere vragen… Dat helpt je met een frisse blik te kijken en zie je waarschijnlijk beter welke verspillingen er in je processen zitten. Stel bijvoorbeeld de vraag: hoeveel mensen zijn er nodig om dit proces te doorlopen? Of hoeveel meter legt dit product af door ons pand voordat het naar de klant gaat? Of voor hoeveel dagen hebben we voorraad liggen?
  • Bespreek met je collega’s tegen welke problemen jullie aanlopen in je werk.  
  • Probeer deze problemen te analyseren en structureel op te lossen op een Lean manier van probleemoplossing, bijvoorbeeld door het maken van een A3.
  • Volg een Lean opleiding of Lean workshop om meer over Lean te weten te komen.
  • Een goede basiscursus is de Lean Yellow Belt die we vaak organiseren in een organisatie. Het is namelijk veel makkelijker samen met je collega’s aan de slag te gaan dan dat je dat in je eentje probeert te doen.
  • Of start direct met de Lean Green Belt, die focust op continu verbeteren en probleemoplossing binnen en met je eigen team.
Heb je al wat meer ervaring met Lean?
  • Je kunt een vervolgopleiding tot Lean Black Belt gaan volgen waarbij je problemen gaat beetpakken of processen gaat verbeteren die over de grenzen van jouw afdeling heen gaan, waar andere belanghebbenden bij betrokken zijn.
  • Ben je manager van een afdeling? Hoe pas je Lean Management toe of visueel management of bordbesprekingen? Ook hiervoor hebben wij diverse trainingen beschikbaar.

Naast opleidingen helpen wij organisaties ook in adviestrajecten waarbij wij teams of bedrijven helpen hun uitdagingen op een Lean manier beet te pakken. Kijk eens rond op onze adviespagina en lees meer over welke vraagstukken wij in diverse branches hebben beetgepakt. Hier staan diverse cases en artikelen waarin we uitleggen hoe we klanten hebben geholpen en wat dat heeft opgeleverd.

Nog vragen?

Wij zijn altijd bereid om even met je te sparren over jouw Lean vraagstuk! Neem gerust contact met ons op!

Meer Lean nieuws

Bekijk alle blogs

Blijf op de hoogte!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

Bedankt voor je inschrijving
Er ging iets fout, probeer het opnieuw.