Kleine bedrijven vertegenwoordigen ongeveer 90% van de wereldeconomie en zijn verantwoordelijk voor een groot deel van de werkgelegenheid. Toch worden ze vaak over het hoofd gezien als het gaat om Lean Thinking. De meeste Lean transformaties waar we over horen en lezen, hebben betrekking op middelgrote en(vaker) grote organisaties - veel van hen hebben duizenden werknemers in diensten zijn afhankelijk van toeleveringsketens die verschillende continenten beslaan.

Maar de ervaring van Lean Institute Brasil (LIB) en SEBRAE in de afgelopen drie jaar bewijst dat Lean Thinking ook een zeer positieve impact kan hebben op SME’s.

SEBRAE is een door de overheid gefinancierde instantie die in alle Braziliaanse staten aanwezig is en zich inzet voor de ondersteuning van kleine en middelgrote ondernemingen. Historisch gezien is hun aanpak om de capaciteiten van deze organisaties te ontwikkelen gebaseerd op persoonlijke training en interventies. Toen de pandemie toesloeg, bleek dit model snel problematisch en zocht SEBRAE naar een manier om een aansprakelijkheid om te zetten in een kans.

Dat is wanneer ze contact opnamen met LIB en ons vroegen om een consultantprogramma - genaamd Quick Wins - te ontwikkelen voor hun leden in de staat São Paulo. Het initiatief was bedoeld om SME’s onmiddellijke en impactvolle oplossingen te bieden voor de uitdagingen waarmee ze werden geconfronteerd. In tegenstelling tot traditionele programma’s, was Quick Wins ontworpen om 100% online te zijn, met vooraf opgenomen training in combinatie met real-time online coaching sessies (we gebruiken verschillende platforms - Zoom, Meet, WhatsApp video - om ervoor te zorgen dat elk bedrijf naadloze toegang tot ons heeft, ongeacht hun technologische infrastructuur).

SEBRAE-lid bedrijven die hulp nodig hadden - variërend van kerken tot kappers en winkels - werden aangemoedigd om deel te nemen aan het Quick Wins-programma. De resultaten warenuitstekend en dagen onze vooroordelen uit over de schaalbaarheid van Lean principes.

DEJUISTE KENNIS VOOR DE JUISTE MENSEN OP HET JUISTE MOMENT‍

Omdat onze coaches de bedrijven niet konden bezoeken vanwege Covid-beperkingen, moesten ze een andere manier vinden om de huidige staat van SEBRAE-leden te beoordelen en hen vervolgens een voorstel voor verbetering te bieden. Daarom vertellen ze de bedrijven tijdens de diagnosefase om een video te maken die het proces zo gedetailleerd mogelijk laat zien. Dit is onze manier om “naar de gemba te gaan”.

Met slechts twee tot vier weken beschikbaar om onze interventies te voltooien en tastbare en snelle verbeteringen te waarborgen, wisten we dat een traditionele aanpak het niet zou halen. Daarom vragen onze coaches de stagiaires om de door het instituut ontwikkelde video-inhoud te bekijken - sommige verplicht, sommige op aanvraag. De coaching sessies worden vervolgens gebruikt om de klantbedrijven uit te dagen om de samen met de coaches geïdentificeerde verbeteringen door te voeren.

Vanwege de beperkte tijd die beschikbaar is om organisaties te helpen die snelle winsten te behalen, besloot LIB om de reikwijdte van wat ze in het programma onderwezen te beperken tot een klein aantal fundamentele Lean tools en technieken. De online trainingscursus die ze ontwikkelden is uitgebreid zonder overweldigend te zijn en bevat de meest impactvolle tools in de Lean toolbox: Proceskaarten, Job Instruction Sheets, Ishikawa, 5 Whys, Effort-Impact Matrix, 5S en spaghetti-diagrammen. Sommige van deze tools - zoals 5S - werden in een later stadium toegevoegd, als reactie op de verzoeken van de klantbedrijven.

De aard van de problemen die aan onze coaches werden voorgelegd, evolueerde in de loop van de tijd. Aanvankelijk gedomineerd door onzekerheden gerelateerd aan de pandemie, verschoven de aan hen voorgelegde gevallen naar meer operationeel gerichte uitdagingen naarmate bedrijven zich aanpasten aan het veranderende landschap.

Voorbeelden‍

Zoals vermeld, namen allerlei organisaties deel aan het Quick Wins-programma. Hier zijn een paar korte voorbeelden van de problemen die ze ondervonden en de tegenmaatregelen die werden geïmplementeerd.

• Yonamine & Hito Alimentos is een producent van snoep en suikerspin. Ze ontdekten dat ze te veel suiker verspilden in het productie- en verpakkingsproces. De hoofdoorzaken van het probleem bleken het ontbreken van een suikerhoeveelheidsmeter voor de turbine en van werkstandaarden, evenals het ontbreken van visueel management. Het team implementeerde een aantal tegenmaatregelen om de situatie aan te pakken: ze begonnen een meter te gebruiken zodra de juiste hoeveelheid suiker was bepaald; er werd een SOP voor het proces vastgesteld; het visuele management in de faciliteit werd versterkt en het team getraind. Deze veranderingen resulteerden in een geschatte vermindering van de totale procestijd met 12%, waarbij niet-waarde toevoegende activiteiten met 50% werden verminderd en niet-waardetoevoegende maar noodzakelijke activiteiten met 33%. Bovendien werd de wachttijd gehalveerd.

• Redora Serviços e Produtos do Mobiliário produceert en repareert meubels in de stad São Paulo. Om het probleem te diagnosticeren, keek het team naar de klantvereisten en realiseerde zich dat er in hun pilotproces - stoelen - een overmatige hoeveelheid voorraad was en een aanzienlijke onevenwichtigheid tussen de operaties, wat resulteerde in een knelpunt. Werknemers werkten in grote batches en waren vaak inactief. Om de operaties om te draaien, werden productiecellen geïntroduceerd (Scheiding, Picking, Afdichting, Schilderen en Montage) en werden minimale en maximale voorraadniveaus voor inputs gedefinieerd. Duidelijke procedures voor de productiecellen werden ontwikkeld, voorraadbeheersing werd ingezet, en er werd een plan voor preventief onderhoud opgesteld. Het bedrijf veranderde ook de lay-out om een betere productiestroommogelijk te maken. Operators werden getraind in de nieuwe procedures. Onder de gerealiseerde voordelen waren: werkbalans en een vermindering van de bedrijfstijden; een vermindering van de doorlooptijd van scheiding tot verzending van 8 uur en 13 minuten tot net onder de 7 uur; verhoogde productiviteit; en kostenreductie door beter gebruik van het menselijk kapitaalvan het bedrijf.

• Bij voedselbedrijf Lorenzzo Comércio e Distribuição de Produtos Alimentícios, gespecialiseerd in de productie van deeg voor pizza en gebak, bracht de toepassing van Lean ook grote voordelen. Het bedrijf kampte met vertragingen en lage efficiëntie, vooral in het droogproces en tijdens het lossen en vrijgeven van karren uit de droogfaciliteit en de oven. Daarom werden vastgestelde productiedoelen zelden bereikt. Het proces werd geanalyseerd om de productie beter te balanceren tussen de twee lijnen. Bovendien werd het onderhoud van de droogkamer uitgevoerd en werd de ventilatietijd voor het koelen van het deeg verminderd van 15 tot 10 minuten, waardoor er dringend benodigde karren vrij kwamen. Dankzij deze verbeteringen werd het energieverbruik met 10% verminderd(besparing van R$800/maand) en de dagelijkse productiviteit verbeterd met 50%. Bovendien bespaarde het bedrijf R$60.000, dat het op het punt stond te investeren om nieuwe karren te kopen.

• Een marketingbureau dat ook deelnam aan het Quick Wins-programma was op zoek naar een manier om de tijd om nieuwe deals te sluiten te verkorten en zo de omzet te verhogen. De analyse van het probleem, uitgevoerd door het team en hun LIB-coach, onthulde dat de belangrijkste oorzaken van het probleem decentralisatie van activiteiten, het afwijken van mensen van hun functieomschrijving, een verouderd briefingproces en het ontbreken van informatie die aan potentiële klanten werd verstrekt, waren. Om de situatie aan te pakken, begon het team klanten te prioriteren. Ze deden moeite om rollen en verantwoordelijkheden beter te definiëren en om werknemers autonomer te maken in hun werk. Het creëren van productpakketten bleek ook een aantrekkelijk voorstel te zijn voor de klanten van het bureau. Na de interventie duurde het sluiten van nieuwe deals 61% minder tijd dan voorheen (van 16 naar zes uur -wat ze nu proberen terug te brengen naar twee uur).

• Starcookies verkoopt handgemaakte koekjes, maar had veel moeite om hun voorraad eindproducten te controleren en met de beperkte ruimte die beschikbaar was om hun producten op te slaan. Ze hadden ook geen proces om de productie te plannen. De gecontroleerde voorraad was alleen wat beschikbaar was voor verkoop(klaar batch). Door de kennis die tijdens het Quick Wins-programma werd opgedaan in de praktijk te brengen, begon het bedrijf de batchvoorraad, de bevroren voorraad en de verwachte verkoop te controleren. Als gevolg hiervan ging de totale tijd die ze nodig hebben om het voorraadbeheerproces te voltooien met 26% omlaag. Ze voerden ook een ABC-analyse uit van hun producten om te begrijpen welke de grootste bijdrage leveren aan hun omzet. Er werd ook een grote verandering doorgevoerd in de manier waarop producten worden opgeslagen. Voor het programma werden koekjes bewaard in ritssluitingszakken en werd slechts de helft van de vriescapaciteit benut. Nu worden dozen van 50eenheden op elkaar gestapeld, wat het voorraadbeheer vergemakkelijkt en de vriescapaciteit met 86% verhoogt - een extra 1.200 eenheden.

ZADEN PLANTEN‍

In tegenstelling tot de traditionele manier van werken van het instituut, streeft het Quick Wins-programma er niet naar om volledige Lean-transformaties te bereiken, maar om gerichte interventies te leveren die specifieke zakelijke problemen aanpakken. Maar dat wil niet zeggen dat de introductie van basiskennis van Lean in deze organisaties geen zaden plant die op een dag kunnen groeien en leiden tot transformaties die breder van opzet zijn.

In 2023, het derde jaar van het programma, was er een overgang naar een op vergoedingen gebaseerd model. Minder bedrijven sloten zich aan, maar LIB merkte een grotere betrokkenheid op, waarbij de deelnemende organisaties steeds meer geïnteresseerd raakten in de ontwikkeling van managementvaardigheden op lange termijn.

Het programmais een compleet nieuwe manier om Lean Thinking en Practice te verspreiden voor Lean Institute Brasil. De samenwerking met SEBRAE stelde ons in staat om een aanzienlijk aantal SME’s te bereiken (ruim 3.000), wat de universele toepasbaarheid van Lean-principes aantoont. Het succes van het programma(weerspiegeld in een hoge Net Promoter Score van 97%) roept de vraag op: wat zou er gebeuren als het programma landelijk zou worden geïmplementeerd? En inderdaad, wat als andere landen een vergelijkbare aanpak zouden aannemen ter ondersteuning van SME’s?

Inspiratie voor Overheden en Agentschappen

Wij geloven dat het model dat LIB en SEBRAE de afgelopen drie jaar hebben verkend en geperfectioneerd, een inspiratie kan zijn voor regeringen en door de overheid gefinancierde agentschappen over de hele wereld, die de taak hebben om het succespercentage van kleine en middelgrote bedrijven te verbeteren. Lean Thinking is een managementfilosofie die bewezen heeft winstgevendheid te genereren, en het is voor ons duidelijk dat meer winstgevendheid voor SME’s, die de ruggengraat van onze economie vormen, zal leiden tot de verbetering van de levensstandaard van miljoenen mensen.

^{De auteur}